Porozmawiajmy więc o planowaniu przestrzeni biurowej. Tak, chodzi o to, aby pracownicy, meble, sprzęt i zasoby fizycznie pasowały do danego miejsca pracy, przy czym w tej kwestii tak naprawdę chodzi o znacznie więcej.
Poświęcenie czasu na właściwe zaplanowanie sposobu wykorzystania dostępnej przestrzeni biurowej, aby uzyskać maksymalne korzyści, daje firmie możliwość zaprojektowania jej w oparciu o to, co pracownicy muszą osiągnąć w pracy. Miejsce pracy powinno inspirować pracowników i zapewniać ich, że dba się o ich dobre samopoczucie, jednocześnie spełniając podstawowe potrzeby funkcjonalne organizacji. Planowanie przestrzeni to pierwszy krok w projektowaniu idealnej przestrzeni biurowej, która jest całkowicie dostosowana do potrzeb kadry. Oto nasz przewodnik, jak zrobić to dobrze.
Zobacz, jak wykorzystujesz swoją obecną przestrzeń biurową
Zacznij od przejrzenia sposobu, w jaki korzystasz z obecnej przestrzeni, ponieważ może się okazać, że niektóre obszary są używane w inny sposób, niż początkowo zamierzono. Jeśli tak się stanie, możesz spróbować stworzyć nowe przestrzenie w projekcie swojego biura, które są zoptymalizowane pod kątem tych działań. Typowe, z którym się spotykamy, to:
- założenia dotyczące wykorzystania przestrzeni – „potrzebujemy więcej sal konferencyjnych, ponieważ są one często używane”,
- faktyczne wykorzystywanie przestrzeni – „pracownicy używają tych przestrzeni do szybkich dyskusji z dala od swoich biurek, ponieważ nie ma innego odpowiedniego miejsca”,
- rozwiązanie do wykorzystania przestrzeni – „pomyśl o zapewnieniu współpracownikom bardziej nieformalnych form spotkań i dyskusji ad hoc”.
Dobra wiadomość jest taka, że technologia biurowa, wzornictwo, akustyka i meble przeszły długą drogę, która otworzyła cały świat nowych możliwości rozwiązywania tego rodzaju dylematów.
Zdefiniuj swoje potrzeby
Wiele firm może czuć, że wyrosły ze swojego miejsca pracy, ale czasami okazuje się, że ich obecna przestrzeń może faktycznie zaspokoić ich potrzeby… Wystarczą tylko pewne poprawki! Tak więc niezależnie od wielkości aktualnej przestrzeni, powinieneś przyjrzeć się temu, jak działa twoja firma i zdefiniować swoje potrzeby, zanim zaczniesz planować fizyczną przestrzeń.
Zanim stworzysz nowy projekt swojej przestrzeni biurowej, zadaj sobie takie pytania, jak:
- „Co musimy osiągnąć w naszej przestrzeni?”,
- „Które działy ściśle ze sobą współpracują?”,
- „Ile osób faktycznie potrzebuje korzystać z biura?”,
- „Czy prawdopodobnie w najbliższej przyszłości będziemy zatrudniać ludzi?”,
- „Czy wszystkie role odpowiadają posiadaniu wyznaczonych stacji roboczych?”,
- „Czy mamy wystarczająco dużo przestrzeni wspólnej?”.
Odpowiedz na te kluczowe pytania, aby stworzyć obraz tego, czym powinna być twoja przestrzeń i jak najlepiej może ona wspierać kadrę. Pomoże ci również zdecydować, czy warto zainwestować w obecną przestrzeń, czy zamiast tego urządzić nowe, bardziej odpowiednie miejsce.
Podsumowanie
Optymalne zaplanowanie przestrzeni biurowej pozwoli zarówno na właściwe wykorzystanie tej obecnie wykorzystywanej, jak i pomoże w wyciągnięciu wniosków przy wyborze nowej. Warto zatem podejść do tego tematu skrupulatnie.
