Czy wynajem kserokopiarek pozwoli Twojej firmie obniżyć koszty drukowania dokumentów?

Wynajem kserokopiarek pozwala obniżyć koszty drukowania nawet o kilkadziesiąt procent w porównaniu z zakupem urządzeń na własność. Model dzierżawy eliminuje jednorazowy wydatek inwestycyjny, rozkłada koszty w czasie i zapewnia przewidywalność miesięcznych opłat. Zyskujesz dostęp do nowoczesnego sprzętu z pełnym wsparciem serwisowym – bez ryzyka związanego z amortyzacją czy przestarzałą technologią.

Dlaczego zakup kserokopiarki na własność nie zawsze się opłaca?

Przekonanie, że posiadanie urządzenia „na własność” jest bardziej ekonomiczne niż dzierżawa, okazuje się mitem kosztującym firmy tysiące złotych rocznie. Zakup drukarki wielofunkcyjnej to dopiero początek wydatków – dochodzą wymiany tonerów, części eksploatacyjnych, serwis i naprawy. Koszt eksploatacji urządzenia w ciągu pięciu lat może dwu-, a nawet trzykrotnie przekroczyć cenę zakupu. W modelu wynajmu te elementy są wliczone w stałą opłatę abonamentową.

Kolejnym aspektem jest amortyzacja technologiczna. Urządzenie kupione dziś po trzech latach staje się przestarzałe. Nowe modele oferują lepszą wydajność, niższe zużycie energii i zaawansowane funkcje bezpieczeństwa. Przy wynajmie wymiana sprzętu na nowszy model odbywa się w ramach umowy, zwykle po 36 miesiącach – bez dodatkowych kosztów.

Naprawa kserokopiarki poza gwarancją to wydatek rzędu kilkuset do kilku tysięcy złotych. Przy długoterminowym wynajmie gwarancja serwisowa obejmuje cały okres trwania umowy. Gdy własne urządzenie się psuje, praca staje – dokumenty czekają, terminy się przesuwają. Przy wynajmie czas reakcji serwisu jest ściśle określony — rynkowym standardem jest 8 godzin roboczych, bez dodatkowych opłat.

Jak wybrać odpowiednią formę wynajmu urządzeń drukujących?

Leasing i dzierżawa to dwa różne modele odpowiadające na odmienne potrzeby biznesowe. Leasing przewiduje możliwość wykupu urządzenia po zakończeniu umowy. Dzierżawa sprzętu drukującego działa inaczej – płacisz za użytkowanie, a po zakończeniu umowy zwracasz urządzenie lub podpisujesz nową umowę na nowszy model. Ten wariant sprawdza się w dynamicznie rozwijających się firmach potrzebujących elastyczności.

Przy wyborze uwzględnij:

• ilość kopii wliczoną w opłatę abonamentową;
• koszt kopii powyżej limitu;
• zakres serwisu w ramach umowy;
• dostępność materiałów eksploatacyjnych;
• możliwość skalowania liczby urządzeń i wymiany sprzętu na wydajniejszy;
• czas reakcji serwisu na zgłoszenie awarii.

Najkorzystniejsze okazują się umowy obejmujące bezpłatny serwis, wymianę zużytych części oraz dostawę tonerów, bębnów i developerów. W takim wariancie wynajem kserokopiarki od Biuro Innowacje daje przewidywalność kosztów i możliwość precyzyjnego planowania budżetu: https://www.biuroinnowacje.pl/dzierzawa. Urządzenia wielofunkcyjne dostępne w ramach dzierżawy umożliwiają zamianę dokumentów na edytowalne pliki oraz skanowanie plików PDF.

Jak obliczyć rzeczywiste oszczędności przy przejściu na dzierżawę sprzętu?

Kalkulacja opłacalności wynajmu wymaga porównania kilku parametrów. Pierwszym krokiem jest określenie miesięcznego wolumenu wydruków – zsumuj wszystkie wydruki z ostatnich trzech miesięcy, rozdzielając je na czarno-białe i kolorowe. Następnie sprawdź obecny koszt kopii obejmujący papier i toner, uwzględniając również ukryte wydatki na konserwację i naprawy.

Porównaj uzyskaną kwotę z ofertami dzierżawy dostępnymi na rynku. Zestawiaj nie tylko opłaty abonamentowe, ale również wartość dodatkowych usług – serwis, wymianę części i dostawę materiałów eksploatacyjnych. W wielu przypadkach firmy odkrywają, że rzeczywisty koszt posiadania własnego urządzenia był znacznie wyższy, niż zakładały pierwotne kalkulacje.