Cyfrowa administracja z bliska – co pokazała konferencja DigITalna Gdynia

W sercu Gdyni zebrała się grupa urzędników, prawników i specjalistów IT, by porozmawiać o tym, jak technologia upraszcza życie urzędów i mieszkańców. W sali dało się wyczuć praktyczne podejście – mniej teorii, więcej narzędzi i wskazówek, które można wdrożyć tu i teraz. Tematem dominującym były zamówienia publiczne, umowy informatyczne oraz odpowiedzialne korzystanie ze sztucznej inteligencji.

• Gdynia stawia na elastyczność umów i realne korzyści
• DigITalna Gdynia – panele od umów po etykę AI
• Z konferencji do urzędu – co może zmienić się najpierw

Gdynia stawia na elastyczność umów i realne korzyści

Podczas konferencji organizowanej przez Gdyńskie Centrum Informatyki i firmę Open Nexus zwracano uwagę na to, że cyfryzacja to nie tylko nowy system informatyczny, ale sposób organizacji pracy i kontraktowania usług. Prelekcje pokazywały, jak umowa może pozostawić przestrzeń do rozwoju systemu, zamiast go zamrażać, oraz dlaczego elektronizacja procesów nawet przy „małych” zamówieniach przyspiesza realizację usług miejskich.

W wydarzeniu uczestniczyli przedstawiciele administracji publicznej i firm technologicznych – wśród nich m.in. dyrektor zarządzający ds. inwestycji Tomasz Gałązka. Patronat honorowy objęła prezydent Gdyni Aleksandra Kosiorek; wsparcie merytoryczne zapewnili także Prezes Urzędu Zamówień Publicznych oraz Związek Gmin Pomorskich.

DigITalna Gdynia – panele od umów po etykę AI

Konferencja została podzielona na pięć paneli, które dostarczały konkretnych wskazówek i przykładów praktycznych:

• Panel o umowach informatycznych – prowadząca Agnieszka Szulakowska mówiła o formułowaniu zapisów, które nie blokują przyszłego rozwoju systemów.
• Elektronizacja zamówień – Katarzyna Woźniak i Mateusz Bartosiewicz omawiali korzyści z digitalizacji „małych” zamówień i sposoby na usprawnienie tych procesów.
• Etyka i AI – Michał Rogalski i Artur Janecki poruszali zagadnienia odpowiedzialnego wdrażania sztucznej inteligencji w administracji.
• Opis przedmiotu zamówienia – mec. Marta Kittel przedstawiła praktyczne wskazówki, jak formułować zamówienia, by otrzymać faktycznie potrzebne rozwiązania.
• Wdrożenia technologii – Wioletta Koziarzewska podpowiadała, jak przygotować organizację do skutecznego uruchomienia nowych narzędzi.

Lista uczestników i prelegentów pokazuje, że temat łączony był z praktyką prawniczą i techniczną – dyskusje dotyczyły nie tylko możliwości, ale też ograniczeń i ryzyk.

Z konferencji do urzędu – co może zmienić się najpierw

Rozmowy na scenie przekładały się na konkretne rekomendacje dotykające codziennej pracy urzędów: bardziej elastyczne klauzule umowne, stopniowe wprowadzanie elektronizacji do drobnych zamówień oraz wdrożenia AI z jasnymi regułami etycznymi i kontrolą. Organizatorzy i patroni sygnalizowali gotowość do współpracy międzysektorowej – administracja, prawnicy i branża IT mają tworzyć rozwiązania razem, nie obok siebie.

Dla mieszkańców oznacza to przede wszystkim szybsze i bardziej przewidywalne załatwianie spraw urzędowych, większą przejrzystość w zamówieniach publicznych oraz – w dłuższej perspektywie – lepsze usługi cyfrowe. W praktyce warto obserwować wdrożenia dotyczące:

• elektronicznego obiegu dokumentów i prostszych procedur przy małych zamówieniach,
• przejrzystych opisów przedmiotów zamówień, które ograniczają ryzyko rozczarowań po wdrożeniu,
• mapy wdrożeń AI z uwzględnieniem zasad etycznych i nadzoru.

Konferencja pokazała, że cyfryzacja w Gdyni idzie w kierunku pragmatyzmu – mniej haseł, więcej narzędzi i współpracy między stronami procesu. Organizatorem wydarzenia były Gdyńskie Centrum Informatyki i Open Nexus.

na podstawie: Urząd Miasta w Gdyni.