Każda firma funkcjonuje jak jeden wielki organizm, gdzie to od wszystkich działów mniej lub więcej zależy jej prawidłowe działanie i rozwój. O ile znajdą się sektory, bez których niektóre przedsiębiorstwa mogłyby istnieć i mieć się dobrze, o tyle nie można wyobrazić sobie, aby jakakolwiek firma mogła poradzić sobie bez działu kadr i płac. Jest to właściwie nieodłączny element wewnętrznego, ale też i zewnętrznego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Wszyscy doskonale powinni sobie zdawać z tego sprawę, jak ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji w firmie. Archiwizowanie umów, obsługa kontraktów i innych dokumentów księgowych to praktycznie podstawa do tego, aby nie pogubić się w stosach papieru, kiedy te staną się nam potrzebne do wglądu. Mając na uwadze dział kadr i płac, a także outsourcing kadrowo płacowy nie możemy myśleć, że tylko to leży w ich kompetencji. Otóż zakres obowiązków jest niezwykle szeroki, a działanie niekiedy bardzo pracochłonne i wymagające sporej odpowiedzialności.
Czego wymaga się od kadrowego?
Zanim wymienimy, jakie obowiązki spoczywają na barkach każdego kadrowego. Warto wspomnieć pokrótce jakie predyspozycje powinna posiadać taka osoba.
Po pierwsze – na pewno wymaga się wspomnianej odpowiedzialności, z uwagi na wysoką ważność wykonywanych zadań, ale też zarazem dużej dokładności, gdyż oprócz pracochłonności, spotkamy się tutaj z wysokim poziomem trudności.
Po drugie – niezwykle istotna jest komunikatywność i otwartość. Łatwość w nawiązywaniu kontaktów zapewne przyda się w codziennej pracy każdego kadrowego, gdyż ten ma niemal nieustanny kontakt z innymi pracownikami.
Po trzecie – odpowiednie wykształcenie, ale też i doświadczenie. Doskonale wiemy, że pracodawcy dużą uwagę zwracają na to drugie, a czasami ciężko jest posiadać na swoim koncie kilka przepracowanych lat w zawodzie, jeśli jest się świeżo upieczonym absolwentem. Z uwagi na to, już podczas studiów warto zdecydować się na podjęcie praktyk lub stażu, który odpowiednio przygotuje nas do wykonywania tego zawodu. Ponad to, uznaje się, że niezbędną wiedzę dla objęcia tego stanowiska uzyskamy na kierunkach – administracja, zarządzanie, prawo lub też marketing.
Szalenie istotna jest wiedza z obszaru prawa pracy. To bardzo trudna i dynamicznie zmieniająca się dziedzina, stąd też konieczne jest nieustanne śledzenie przepisów. Dodatkowo, jeśli zdecydujemy się na odbycie odpowiednich kursów i szkoleń, nasze szanse w oczach przyszłego pracodawcy z pewnością wzrosną.
Codzienna praca kadrowego – zadania trudne i pracochłonne…
Dobry specjalista do spraw kadr i płac, doskonale wie jak długo przechowywać dokumenty, które dotyczą pracowników, umów z kontrahentami i wszystkiego inne związanego z życiem firmy. To bardzo istotne z perspektywy przepisów prawa, ale też bezpieczeństwa przedsiębiorstwa. Archiwizuje się zatem wszystko to, co z uwagi na swoją ważność, może być w przyszłości potrzebne do wglądu.
Kadrowy dba o to, aby prawidłowo odbywało się naliczanie wynagrodzeń. O to, by comiesięczne wypłaty trafiały na konta pracowników zawsze w terminie, bez żadnych opóźnień jak i pomyłek. Obowiązkiem jest też ewidencja czasu pracy, czyli kontrola tego, jak długo pracują zatrudnieni w firmie każdego dnia – urlopy, dni ustawowo wolne od pracy, zwolnienia lekarskie itp. Organizacje, które stawiają na nowoczesność, do tego celu wykorzystują zaawansowane technologie i oprogramowania, które pozwalają na usprawnienie procesów tego typu.
